Đẩy Mạnh Chuyển Đổi Số Trong Công Tác Tiếp Nhận Và Giải Quyết Thủ Tục Hành Chính
Nhằm nâng cao chất lượng phục vụ người dân, đồng thời từng bước hiện đại hóa mô hình Bộ phận Một cửa theo định hướng chuyển đổi số, Trung tâm Phục vụ Hành chính công phường Thượng Hồng – Hưng Yên đã đưa vào vận hành Hệ thống xếp hàng tự động do VHB Việt Nam triển khai.
Giải pháp được thiết kế để tự động hóa toàn bộ quy trình tiếp nhận, điều phối và gọi số thứ tự, giúp người dân thực hiện các thủ tục hành chính một cách nhanh chóng, minh bạch và thuận tiện. Đồng thời, hệ thống hỗ trợ cán bộ giao dịch quản lý hàng đợi khoa học, giảm áp lực trong quá trình tiếp công dân và nâng cao hiệu quả làm việc.
Cấu Hình Hệ Thống Được Triển Khai
Hệ thống xếp hàng tự động tại Trung tâm được xây dựng với các thiết bị và phần mềm hoạt động đồng bộ, bao gồm:
- Kiosk lấy số thứ tự màn hình cảm ứng.
- Phần mềm quản lý xếp hàng tập trung.
- Thiết bị gọi số tại từng quầy giao dịch.
- Màn hình hiển thị số thứ tự và quầy phục vụ.
- Hệ thống âm thanh thông báo gọi số tự động.
- Phần mềm thống kê và báo cáo hoạt động.
Tất cả các thành phần được kết nối trên cùng một nền tảng, giúp dữ liệu được đồng bộ theo thời gian thực, đảm bảo quá trình vận hành ổn định và chính xác.
Quy Trình Tiếp Nhận Và Phục Vụ Người Dân
Khi đến Trung tâm Phục vụ Hành chính công, người dân chỉ cần lựa chọn lĩnh vực cần thực hiện trên Kiosk lấy số tự động. Hệ thống sẽ tự động cấp số thứ tự, in phiếu giao dịch và ghi nhận thông tin vào phần mềm quản lý.
Thông tin số thứ tự sau khi được cấp sẽ hiển thị trên màn hình trung tâm, giúp người dân dễ dàng theo dõi lượt phục vụ mà không cần tập trung đông người trước các quầy giao dịch.
Khi đến lượt tiếp nhận, cán bộ chỉ cần thao tác trên thiết bị gọi số. Ngay lập tức, hệ thống sẽ:
- Hiển thị số thứ tự đang được phục vụ.
- Hiển thị quầy giao dịch tương ứng.
- Phát âm thanh thông báo mời người dân đến làm thủ tục.
Sau khi hoàn tất một lượt giao dịch, hệ thống tự động chuyển sang số tiếp theo, giúp quy trình tiếp nhận diễn ra liên tục, hạn chế thời gian chờ và đảm bảo tính công bằng trong phục vụ.
Hiệu Quả Mang Lại Sau Khi Triển Khai
Việc ứng dụng hệ thống xếp hàng tự động đã góp phần cải thiện đáng kể công tác tiếp công dân tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công phường Thượng Hồng.
Một số lợi ích nổi bật có thể kể đến như:
- Sắp xếp hàng đợi khoa học, minh bạch và có trật tự.
- Giảm tình trạng chen lấn, tập trung đông người tại khu vực chờ.
- Rút ngắn thời gian chờ đợi và nâng cao trải nghiệm của người dân.
- Hỗ trợ cán bộ giao dịch thao tác nhanh chóng, giảm sai sót trong quá trình phục vụ.
- Quản lý tập trung dữ liệu giao dịch, thống kê số lượng hồ sơ và hiệu suất làm việc theo từng quầy.
- Góp phần xây dựng hình ảnh cơ quan hành chính hiện đại, chuyên nghiệp và thân thiện.
Nhờ khả năng tự động hóa toàn bộ quy trình tiếp nhận và điều phối, hệ thống giúp tối ưu nguồn lực, đồng thời nâng cao chất lượng phục vụ theo đúng định hướng cải cách hành chính.
Giải Pháp Linh Hoạt, Dễ Mở Rộng
Hệ thống xếp hàng tự động của VHB Việt Nam được thiết kế với kiến trúc mở, dễ dàng tùy chỉnh theo quy mô và nhu cầu sử dụng của từng đơn vị.
Ngoài việc triển khai tại các Trung tâm Phục vụ Hành chính công và Bộ phận Một cửa, giải pháp còn phù hợp với:
- UBND xã, phường.
- Cơ quan hành chính các cấp.
- Ngân hàng và tổ chức tài chính.
- Bệnh viện, phòng khám.
- Trung tâm dịch vụ khách hàng và doanh nghiệp.
Hệ thống cũng có khả năng tích hợp với các phần mềm quản lý hiện có, hỗ trợ đồng bộ dữ liệu và đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong tương lai.
VHB Việt Nam – Đồng Hành Cùng Các Đơn Vị Hành Chính Trong Chuyển Đổi Số
Với kinh nghiệm triển khai nhiều dự án trên toàn quốc, VHB Việt Nam cung cấp giải pháp xếp hàng tự động trọn gói, từ khảo sát thực tế, tư vấn phương án, thiết kế, sản xuất thiết bị đến lắp đặt, đào tạo vận hành và bảo hành lâu dài.
Dự án Triển khai hệ thống xếp hàng tự động tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công phường Thượng Hồng – Hưng Yên tiếp tục khẳng định năng lực của VHB trong việc cung cấp các giải pháp hiện đại, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dân, tối ưu hiệu quả vận hành và thúc đẩy quá trình xây dựng nền hành chính công chuyên nghiệp, minh bạch và hiện đại.
