Trong quá trình chuyển đổi số y tế, các bệnh viện và phòng khám ngày càng sử dụng nhiều phần mềm để quản lý thông tin bệnh nhân, quy trình khám chữa bệnh và hoạt động vận hành. Trong đó, HIS (Hospital Information System) là một trong những hệ thống đóng vai trò quan trọng.
Bên cạnh HIS, hệ thống lấy số sắp xếp thứ tự cũng được triển khai tại nhiều cơ sở y tế nhằm tổ chức hàng chờ và điều phối bệnh nhân đến từng khu vực. Vậy HIS là gì? Có thể kết nối HIS với hệ thống lấy số thứ tự hay không? Việc tích hợp hai hệ thống mang lại lợi ích gì cho bệnh viện, phòng khám?
HIS là gì?
HIS là viết tắt của Hospital Information System, có thể hiểu là Hệ thống thông tin bệnh viện. Đây là hệ thống phần mềm được xây dựng nhằm hỗ trợ quản lý các hoạt động liên quan đến khám chữa bệnh, bệnh nhân và công tác vận hành tại cơ sở y tế.
Tùy theo quy mô và phần mềm được sử dụng, HIS có thể hỗ trợ nhiều nghiệp vụ như:
- Tiếp nhận và quản lý thông tin bệnh nhân.
- Đăng ký khám bệnh.
- Quản lý lịch khám và phòng khám.
- Quản lý thông tin khám, điều trị.
- Quản lý viện phí, thanh toán.
- Quản lý bảo hiểm y tế.
- Quản lý thuốc, vật tư và các nghiệp vụ liên quan.
- Lưu trữ, khai thác dữ liệu phục vụ công tác quản lý.
Thay vì quản lý từng khâu một cách rời rạc, HIS giúp cơ sở y tế xây dựng quy trình quản lý thông tin tập trung và hỗ trợ trao đổi dữ liệu giữa nhiều bộ phận.
Tuy nhiên, HIS chủ yếu giải quyết bài toán quản lý thông tin và nghiệp vụ. Tại khu vực tiếp nhận, khám bệnh, xét nghiệm hoặc thanh toán vẫn tồn tại một bài toán khác: Làm thế nào tổ chức bệnh nhân chờ và gọi đúng người đến đúng quầy, đúng phòng?
Đây là lúc hệ thống lấy số sắp xếp thứ tự phát huy vai trò.
Hệ thống lấy số sắp xếp thứ tự trong bệnh viện là gì?
Hệ thống lấy số thứ tự là giải pháp hỗ trợ tổ chức và điều phối hàng chờ tại các khu vực có nhiều người cần được phục vụ.
Một hệ thống có thể bao gồm máy lấy số, màn hình hoặc bảng LED hiển thị số, thiết bị gọi số tại
quầy, loa thông báo và phần mềm quản lý trung tâm.
Khi đến bệnh viện hoặc phòng khám, bệnh nhân có thể nhận số thứ tự tương ứng với dịch vụ cần thực hiện. Khi đến lượt, số thứ tự và quầy/phòng phục vụ được hiển thị trên màn hình, đồng thời hệ thống có thể phát âm thanh gọi số.
Nhờ đó, người bệnh không phải tập trung thành hàng dài trước quầy tiếp nhận và nhân viên cũng dễ dàng kiểm soát thứ tự phục vụ hơn.
Có thể kết nối HIS với hệ thống lấy số sắp xếp thứ tự không?
Có. Hệ thống lấy số thứ tự có thể được thiết kế để tích hợp với phần mềm HIS của bệnh viện hoặc phòng khám, với điều kiện hệ thống HIS đang sử dụng hỗ trợ phương thức trao đổi dữ liệu phù hợp và đơn vị triển khai cung cấp thông tin kỹ thuật cần thiết.
Thay vì để HIS và hệ thống xếp hàng hoạt động hoàn toàn độc lập, hai hệ thống có thể trao đổi những dữ liệu cần thiết để hình thành một quy trình tiếp nhận và điều phối bệnh nhân liền mạch hơn.
Tùy vào yêu cầu thực tế, phạm vi tích hợp có thể khác nhau. Ví dụ, hệ thống xếp hàng có thể nhận thông tin liên quan đến bệnh nhân hoặc dịch vụ đăng ký từ HIS, sau đó tạo và quản lý số thứ tự tương ứng.
Khi bệnh nhân được gọi đến quầy hoặc phòng khám, trạng thái phục vụ cũng có thể được đồng bộ tùy theo phương án tích hợp được xây dựng.
Việc tích hợp cụ thể cần được khảo sát dựa trên phần mềm HIS hiện tại, kiến trúc hệ thống, API hoặc phương thức trao đổi dữ liệu mà HIS hỗ trợ.
Quy trình HIS kết nối với hệ thống lấy số có thể hoạt động như thế nào?
Một quy trình cơ bản có thể được triển khai theo hướng:
Bước 1: Bệnh nhân đăng ký dịch vụ
Bệnh nhân thực hiện đăng ký khám hoặc dịch vụ tại quầy tiếp nhận, kiosk hoặc phương thức đăng ký mà bệnh viện đang triển khai.
Bước 2: Thông tin được ghi nhận trên HIS
HIS lưu thông tin bệnh nhân và nghiệp vụ tương ứng, chẳng hạn phòng khám hoặc dịch vụ bệnh nhân cần thực hiện.
Bước 3: Hệ thống xếp hàng tiếp nhận dữ liệu
Thông qua phương thức tích hợp đã được thiết lập, hệ thống lấy số nhận những thông tin cần thiết và cấp số thứ tự phù hợp.
Bước 4: Bệnh nhân chờ theo số
Số đang được phục vụ, số tiếp theo và thông tin quầy/phòng có thể được hiển thị trên màn hình hoặc bảng LED tại khu vực chờ.
Bước 5: Nhân viên thực hiện gọi số
Khi sẵn sàng tiếp nhận bệnh nhân tiếp theo, nhân viên sử dụng thiết bị hoặc phần mềm gọi số. Hệ thống sẽ cập nhật nội dung hiển thị và có thể phát thông báo bằng âm thanh.
Nhờ sự kết nối này, quy trình từ đăng ký – nhận số – chờ – gọi số – phục vụ có thể được tổ chức thống nhất hơn.
Lợi ích khi kết nối HIS với hệ thống lấy số thứ tự
Việc kết nối HIS với hệ thống lấy số thứ tự giúp bệnh viện, phòng khám đồng bộ dữ liệu giữa quy trình tiếp nhận và điều phối bệnh nhân. Thay vì vận hành các hệ thống riêng biệt, thông tin có thể được trao đổi tự động, giúp giảm thao tác thủ công, quản lý hàng chờ hiệu quả và nâng cao chất lượng phục vụ.
Hạn chế nhập dữ liệu nhiều lần
Nếu hai hệ thống hoạt động độc lập, nhân viên có thể phải thực hiện thêm thao tác nhập hoặc lựa chọn thông tin trên từng phần mềm.
Khi tích hợp phù hợp, dữ liệu cần thiết có thể được trao đổi tự động giữa các hệ thống, từ đó giảm thao tác thủ công và hạn chế sai sót.
Tổ chức quy trình khám bệnh khoa học hơn
Hệ thống lấy số giúp phân chia bệnh nhân theo từng dịch vụ, quầy hoặc phòng khám. Khi kết hợp dữ liệu từ HIS, việc điều phối có thể bám sát hơn với quy trình nghiệp vụ của cơ sở y tế.
Giảm tình trạng chen lấn tại khu vực chờ
Bệnh nhân có số thứ tự và có thể theo dõi lượt phục vụ trên màn hình. Điều này góp phần giảm việc tập trung đông người trước quầy để hỏi lượt hoặc giữ chỗ.
Nâng cao trải nghiệm người bệnh
Một quy trình rõ ràng giúp người bệnh dễ hiểu mình cần chờ ở đâu, số hiện tại là bao nhiêu và khi nào đến lượt.
Đây là yếu tố quan trọng đối với những bệnh viện, phòng khám có lượng bệnh nhân lớn mỗi ngày.
Hỗ trợ quản lý và thống kê
Tùy theo giải pháp được triển khai, hệ thống xếp hàng có thể ghi nhận dữ liệu như số lượng lượt phục vụ, thời gian chờ, thời gian xử lý tại quầy và tình trạng hoạt động của từng khu vực.
Dữ liệu này có thể hỗ trợ đơn vị quản lý đánh giá quy trình phục vụ và đưa ra phương án tối ưu nhân sự.
Những khu vực nào có thể ứng dụng hệ thống lấy số kết nối HIS?
Giải pháp có thể được nghiên cứu triển khai tại nhiều khu vực trong bệnh viện và phòng khám như:
- Khu vực đăng ký và tiếp nhận bệnh nhân.
- Quầy khám bệnh.
- Khu vực xét nghiệm.
- Khu vực chẩn đoán hình ảnh.
- Quầy thu ngân, thanh toán viện phí.
- Quầy bảo hiểm.
- Khu vực nhận kết quả.
- Quầy cấp phát thuốc.
Với các cơ sở có nhiều khu vực phục vụ, hệ thống có thể được thiết kế thành nhiều nhóm hàng chờ khác nhau để phù hợp với từng quy trình.
Cần lưu ý gì khi tích hợp hệ thống lấy số với HIS?
Không phải mọi phần mềm HIS đều có cấu trúc và phương thức kết nối giống nhau. Vì vậy, trước khi triển khai, đơn vị cung cấp hệ thống lấy số cần phối hợp với bệnh viện và nhà cung cấp HIS để khảo sát.
Một số nội dung quan trọng cần xác định bao gồm dữ liệu cần trao đổi, phương thức kết nối, API hoặc giao thức được hỗ trợ, quy trình cấp số, quy tắc ưu tiên, cơ chế gọi số, đồng bộ trạng thái và yêu cầu bảo mật dữ liệu.
Đặc biệt, giải pháp không nên chỉ tập trung vào thiết bị lấy số. Phần mềm điều phối và khả năng tích hợp với hệ thống hiện có mới là yếu tố quan trọng khi triển khai cho bệnh viện, phòng khám có quy trình nghiệp vụ phức tạp.
Giải pháp hệ thống lấy số thứ tự cho bệnh viện, phòng khám
Đối với các cơ sở y tế đang sử dụng HIS, việc triển khai hệ thống lấy số sắp xếp thứ tự có khả năng tích hợp phần mềm giúp tạo ra quy trình phục vụ đồng bộ hơn so với việc vận hành từng hệ thống riêng lẻ.
Tùy theo nhu cầu, hệ thống có thể được xây dựng với máy lấy số thứ tự, kiosk cảm ứng, màn hình hiển thị, bảng LED gọi số, loa thông báo, bộ gọi số tại quầy và phần mềm quản lý trung tâm.
Quan trọng hơn, giải pháp có thể được khảo sát để kết nối với HIS hoặc phần mềm quản lý hiện có của đơn vị, tùy thuộc vào khả năng hỗ trợ kỹ thuật của từng hệ thống.
HIS là hệ thống thông tin bệnh viện, hỗ trợ quản lý dữ liệu và nhiều nghiệp vụ trong quá trình khám chữa bệnh. Trong khi đó, hệ thống lấy số sắp xếp thứ tự tập trung giải quyết bài toán tổ chức hàng chờ và điều phối người bệnh tại các khu vực phục vụ. Hai hệ thống hoàn toàn có thể được nghiên cứu tích hợp để tạo thành quy trình thống nhất từ tiếp nhận thông tin, cấp số, chờ đến gọi và phục vụ bệnh nhân.
Đối với bệnh viện, phòng khám đang có nhu cầu triển khai hệ thống lấy số thứ tự kết nối HIS, nên lựa chọn giải pháp có khả năng tùy chỉnh phần mềm và khảo sát phương thức tích hợp theo hệ thống thực tế. Điều này giúp hệ thống xếp hàng không chỉ là một thiết bị gọi số đơn thuần mà trở thành một phần trong quy trình số hóa và nâng cao chất lượng phục vụ người bệnh.
