Hiện Đại Hóa Quy Trình Tiếp Nhận Hồ Sơ, Nâng Cao Chất Lượng Phục Vụ Người Dân
Trong lộ trình đẩy mạnh chuyển đổi số và cải cách hành chính, Trung tâm Phục vụ Hành chính công phường Yên Dũng – Bắc Ninh đã lựa chọn triển khai Hệ thống xếp hàng tự động nhằm tối ưu quy trình tiếp nhận hồ sơ, giảm thời gian chờ đợi và nâng cao trải nghiệm của người dân khi đến giao dịch.
Giải pháp do VHB Việt Nam triển khai được thiết kế đồng bộ giữa phần cứng và phần mềm, giúp việc tiếp nhận, điều phối và gọi số diễn ra hoàn toàn tự động, minh bạch và chính xác.
Giải Pháp Triển Khai
Hệ thống được xây dựng phù hợp với mô hình tiếp nhận hồ sơ của Trung tâm Phục vụ Hành chính công, bao gồm các thành phần:
- Kiosk lấy số thứ tự cảm ứng.
- Phần mềm quản lý xếp hàng tập trung.
- Thiết bị gọi số tại từng quầy giao dịch.
- Màn hình LED/LCD hiển thị số thứ tự.
- Hệ thống âm thanh gọi số tự động.
- Hệ thống thống kê và báo cáo hoạt động.
Toàn bộ thiết bị được kết nối trên cùng một nền tảng quản lý, giúp dữ liệu được đồng bộ theo thời gian thực và đảm bảo quá trình vận hành luôn ổn định.
Quy Trình Hoạt Động
Khi người dân đến làm thủ tục hành chính, chỉ cần thao tác trên Kiosk lấy số tự động để lựa chọn lĩnh vực cần giải quyết. Hệ thống sẽ tự động cấp số thứ tự và in phiếu giao dịch.
Thông tin số thứ tự sau đó được cập nhật đồng thời lên phần mềm quản lý và màn hình hiển thị tại khu vực chờ.
Khi đến lượt phục vụ, cán bộ tại quầy chỉ cần nhấn gọi trên thiết bị điều khiển. Hệ thống sẽ tự động:
- Hiển thị số thứ tự.
- Hiển thị số quầy tiếp nhận.
- Phát âm thanh mời người dân đến đúng vị trí giao dịch.
Sau khi hoàn tất một hồ sơ, hệ thống tiếp tục chuyển sang lượt tiếp theo mà không cần thao tác thủ công phức tạp, giúp quy trình phục vụ diễn ra liên tục và hiệu quả.
Hiệu Quả Mang Lại
Việc triển khai hệ thống xếp hàng tự động đã góp phần nâng cao chất lượng phục vụ tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công phường Yên Dũng.
Những lợi ích nổi bật bao gồm:
- Giảm tình trạng chen lấn và mất trật tự tại khu vực chờ.
- Minh bạch trong việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
- Giảm thời gian chờ đợi của người dân.
- Hỗ trợ cán bộ dễ dàng quản lý và điều phối lượng hồ sơ.
- Nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động tiếp công dân.
- Thống kê đầy đủ số lượng giao dịch và hiệu suất làm việc theo từng quầy.
Nhờ quy trình được tự động hóa, cả người dân và cán bộ đều có trải nghiệm thuận tiện hơn, đồng thời góp phần xây dựng môi trường giao dịch văn minh, hiện đại.
Giải Pháp Linh Hoạt, Dễ Mở Rộng
Hệ thống xếp hàng tự động do VHB Việt Nam phát triển có khả năng tùy biến theo quy mô của từng đơn vị hành chính. Ngoài việc quản lý nhiều quầy giao dịch cùng lúc, hệ thống còn có thể mở rộng hoặc tích hợp với các phần mềm quản lý hiện có khi có nhu cầu.
Giải pháp phù hợp triển khai tại:
- Trung tâm Phục vụ Hành chính công.
- UBND xã, phường.
- Bộ phận Một cửa.
- Cơ quan hành chính Nhà nước.
- Các đơn vị tiếp nhận hồ sơ có lưu lượng người dân lớn.
VHB Việt Nam – Đồng Hành Cùng Chuyển Đổi Số Hành Chính Công
Với kinh nghiệm triển khai nhiều dự án hệ thống xếp hàng tự động trên toàn quốc, VHB Việt Nam cung cấp giải pháp trọn gói từ tư vấn, thiết kế, sản xuất thiết bị đến lắp đặt, đào tạo và bảo hành.
Việc triển khai thành công Hệ thống xếp hàng tự động tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công phường Yên Dũng – Bắc Ninh tiếp tục khẳng định năng lực của VHB trong việc cung cấp các giải pháp hiện đại, góp phần nâng cao hiệu quả cải cách hành chính, tối ưu quy trình tiếp nhận hồ sơ và mang đến trải nghiệm phục vụ chuyên nghiệp cho người dân.
