Hiện Đại Hóa Bộ Phận Một Cửa, Nâng Cao Trải Nghiệm Phục Vụ Người Dân
Thực hiện chủ trương chuyển đổi số và cải cách thủ tục hành chính, Trung tâm Phục vụ Hành chính công Nghĩa Hưng – Ninh Bình đã đầu tư và đưa vào vận hành Hệ thống xếp hàng tự động do VHB Việt Nam cung cấp và triển khai.
Giải pháp giúp tự động hóa quy trình lấy số, gọi số và điều phối người dân đến đúng quầy giao dịch, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ, giảm thời gian chờ đợi và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại. Đồng thời, hệ thống hỗ trợ cán bộ quản lý hàng đợi hiệu quả hơn, đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính.
Giải Pháp Đồng Bộ Cho Trung Tâm Phục Vụ Hành Chính Công
Để đáp ứng nhu cầu vận hành thực tế, VHB Việt Nam triển khai hệ thống với đầy đủ các thiết bị và phần mềm quản lý, bao gồm:
- Kiosk lấy số thứ tự màn hình cảm ứng.
- Phần mềm quản lý xếp hàng tự động.
- Thiết bị gọi số tại từng quầy giao dịch.
- Màn hình hiển thị số thứ tự và quầy phục vụ.
- Hệ thống âm thanh thông báo gọi số tự động.
- Phần mềm thống kê, báo cáo và quản lý dữ liệu.
Toàn bộ thiết bị được kết nối đồng bộ trên nền tảng mạng nội bộ, giúp dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, đảm bảo hoạt động ổn định, chính xác và dễ dàng quản lý.
Quy Trình Tiếp Nhận Hồ Sơ Khoa Học Và Minh Bạch
Khi đến Trung tâm Phục vụ Hành chính công Nghĩa Hưng, người dân chỉ cần thao tác trên Kiosk lấy số thứ tự để lựa chọn lĩnh vực cần thực hiện.
Ngay sau khi lựa chọn dịch vụ, hệ thống sẽ tự động:
- Cấp số thứ tự.
- In phiếu giao dịch.
- Lưu thông tin vào phần mềm quản lý.
- Điều phối người dân đến đúng quầy tiếp nhận.
Trong thời gian chờ, số thứ tự và quầy phục vụ được hiển thị liên tục trên màn hình trung tâm để người dân dễ dàng theo dõi.
Khi đến lượt giao dịch, cán bộ tiếp nhận chỉ cần thao tác trên thiết bị gọi số. Hệ thống sẽ đồng thời:
- Hiển thị số thứ tự đang được phục vụ.
- Hiển thị quầy giao dịch tương ứng.
- Phát âm thanh thông báo mời người dân đến làm thủ tục.
Sau khi hoàn tất một lượt tiếp nhận, hệ thống tự động chuyển sang số tiếp theo, giúp quy trình phục vụ diễn ra liên tục, hạn chế nhầm lẫn và nâng cao hiệu quả vận hành.
Hiệu Quả Mang Lại Sau Khi Triển Khai
Việc đưa hệ thống xếp hàng tự động vào hoạt động đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho Trung tâm Phục vụ Hành chính công Nghĩa Hưng.
Những hiệu quả nổi bật bao gồm:
- Sắp xếp hàng đợi khoa học, văn minh và minh bạch.
- Giảm tình trạng tập trung đông người tại khu vực chờ.
- Rút ngắn thời gian chờ đợi, nâng cao sự hài lòng của người dân.
- Hỗ trợ cán bộ xử lý hồ sơ nhanh chóng và chính xác hơn.
- Theo dõi số lượng giao dịch, thời gian phục vụ và hiệu suất làm việc của từng quầy.
- Góp phần xây dựng hình ảnh cơ quan hành chính hiện đại, chuyên nghiệp và thân thiện.
Bên cạnh đó, dữ liệu thống kê được lưu trữ tập trung giúp đơn vị quản lý dễ dàng tổng hợp báo cáo, đánh giá chất lượng phục vụ và đưa ra các phương án cải tiến phù hợp.
Giải Pháp Linh Hoạt, Dễ Dàng Mở Rộng
Hệ thống xếp hàng tự động của VHB Việt Nam được phát triển với kiến trúc mở, có khả năng mở rộng và tùy biến theo nhu cầu của từng đơn vị.
Ngoài Trung tâm Phục vụ Hành chính công, giải pháp còn được ứng dụng hiệu quả tại:
- Bộ phận Một cửa các cấp.
- UBND xã, phường.
- Cơ quan hành chính nhà nước.
- Ngân hàng và tổ chức tài chính.
- Bệnh viện, phòng khám và trung tâm y tế.
- Trung tâm chăm sóc khách hàng và doanh nghiệp.
Hệ thống cũng có thể tích hợp với các phần mềm quản lý hiện có, góp phần hoàn thiện hạ tầng số và nâng cao hiệu quả quản lý.
VHB Việt Nam – Đối Tác Tin Cậy Trong Triển Khai Hệ Thống Xếp Hàng Tự Động
Là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giải pháp quản lý xếp hàng và tự động hóa, VHB Việt Nam cung cấp dịch vụ trọn gói từ khảo sát, tư vấn, thiết kế, sản xuất thiết bị đến lắp đặt, đào tạo vận hành và bảo hành sau bán hàng.
Dự án Triển khai hệ thống xếp hàng tự động tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công Nghĩa Hưng – Ninh Bình tiếp tục khẳng định năng lực của VHB trong việc cung cấp các giải pháp hiện đại, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số của các cơ quan hành chính. Giải pháp không chỉ tối ưu quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ mà còn góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dân, xây dựng nền hành chính công minh bạch, hiệu quả và ngày càng chuyên nghiệp.
